7 tips voor veiligheid op kantoor: dit ben je verplicht

Als werkgever in de zakelijke dienstverlening wil je een veilige werkomgeving creëren voor je medewerkers, klanten en bezoekers. Dat is jouw verantwoordelijkheid. Maar wist je dat er wettelijke verplichtingen zijn die specifiek gelden voor kantoorpanden? We zetten de belangrijkste verplichtingen en praktische tips voor je op een rij. Zo kun je direct checken of jouw kantoor voldoet aan de eisen én hoe je veiligheid naar een hoger niveau tilt.

Waarom veiligheid strategisch belangrijk is voor jouw organisatie

Veiligheid is meer dan een wettelijke verplichting; het is een strategische investering in de continuïteit en reputatie van jouw bedrijf. Een goed veiligheidsbeleid vermindert niet alleen risico's op incidenten, maar verlaagt ook ziekteverzuim en versterkt je employer branding.

Bedrijven met een veilige en gezonde werkomgeving zijn aantrekkelijker voor talent en presteren beter. Denk aan een situatie waarin een BHV’er snel handelt bij een calamiteit: het kan niet alleen schade beperken, maar ook juridische complicaties en imagoschade voorkomen.

Bovendien is het goed regelen van veiligheidszaken een sterke troef bij klant- en partnerbeoordelingen. Als zakelijke dienstverlener laat je daarmee zien dat je professionaliteit en verantwoordelijkheid serieus neemt.

Bekijk ons incompany cursusaanbod >>

Wettelijke verplichtingen: wat moet je regelen?

1. Brandveiligheid en noodvoorzieningen
Een veilige werkomgeving begint bij een goed functionerend noodplan. Voor kantoorpanden gelden onder andere de volgende eisen:

Brandveiligheid: zorg voor werkende rookmelders en een goedgekeurde brandmeldinstallatie. Deze moeten regelmatig worden gecontroleerd.
Vluchtwegen en noodverlichting: vluchtwegen moeten altijd vrij en goed verlicht zijn. Controleer of noodverlichting naar behoren werkt.
Blusmiddelen: zorg voor voldoende en goed onderhouden blusmiddelen, zoals brandblussers of brandslangen.
Risico-Inventarisatie en -Evaluatie (RI&E)

2. Een RI&E is verplicht volgens de Arbowet.
Hiermee breng je de risico’s binnen jouw kantooromgeving in kaart. Denk aan fysieke gevaren, maar ook aan sociale veiligheid zoals pesten of intimidatie. Een preventiemedewerker speelt hierin een cruciale rol, en is verantwoordelijk voor het opstellen van een RI&E. Deze kun je bij ons laten opleiden.

3. Bedrijfshulpverlening (BHV)
Ieder kantoor is verplicht BHV’ers aan te stellen. Hoeveel? Dat is afhankelijk van het aantal medewerkers en de risico’s. BHV’ers moeten regelmatig trainen en oefenen om met zekerheid te kunnen handelen tijdens een calamiteit. Ze zijn de eerste schakel bij noodsituaties, van een brand tot een medische calamiteit.

4. Veilig gebruik van elektrische apparaten
Van laptops tot oplaadstations: verkeerd gebruik van elektrische apparaten kan leiden tot gevaarlijke situaties, zoals brand. Zorg dat medewerkers apparaten correct gebruiken en voorkom oververhitting, vooral bij lithium-ion batterijen. De energietransitie zorgt voor veel veranderingen, ook in kantoren. Als er iets misgaat met elektrische installaties of energieopslagsystemen kunnen de gevolgen direct ernstig zijn. Dit brengt nieuwe veiligheidsrisico’s met zich mee en extra uitdagingen voor BHV’ers. Brand en toxische rook ontwikkelen zich namelijk sneller. Ben daarop voorbereid!

5. Sociale veiligheid
We noemde het al kort; veiligheid gaat verder dan alleen fysieke maatregelen. Ook sociale veiligheid is een wettelijke verplichting volgens de Arbowet. Dit betekent dat je als werkgever verantwoordelijk bent voor het creëren van een werkomgeving waarin jouw medewerkers om kunnen gaan met ongewenst gedrag, zoals pesten, intimidatie en discriminatie. Hier kun je meer over lezen in onze gids voor een sociaal veilige werkplek.

Tips voor een veilig kantoor

Een veilige werkomgeving realiseren? Gebruik deze praktische tips:

Maak veiligheid bespreekbaar. Organiseer regelmatig toolbox-meetings om medewerkers bewust te maken van veiligheidsrisico’s of organiseer een cursus Veiligheidsbewustzijn
Test je noodplan. Voer ontruimingsoefeningen uit en evalueer de uitvoering om verbeterpunten te ontdekken.
Update je RI&E. Zorg dat jouw preventiemedewerkers de RI&E actueel houdt en betrek medewerkers bij het signaleren van nieuwe risico’s.
Train je BHV’ers op de nieuwe risico’s die de energietransitie met zich meebrengt. Zorg dat zij weten wat de veranderingen zijn en hoe te handelen.
Controleer noodvoorzieningen. Stel een jaarlijkse inspectieplanning op voor brandmelders, blusmiddelen en noodverlichting.
Stimuleer sociale veiligheid. Stel een vertrouwenspersoon aan en bied trainingen aan om ongewenst gedrag te minimaliseren en medewerkers weerbaar te maken.
Maak beleid tegen ongewenst gedrag: stel een duidelijk protocol of gedragsregels op en zorg dat medewerkers weten waar ze terechtkunnen.

Hoe veiligheid bijdraagt aan kostenbesparing en groei

Met een sterk beleid voor veiligheid zorg je niet alleen voor een gezonde werkcultuur, maar voldoe je ook aan je zorgplicht als werkgever. Een solide veiligheidsstrategie heeft een directe financiële impact. Denk aan lagere verzekeringspremies dankzij goedgekeurde noodvoorzieningen of het vermijden van boetes door naleving van Arbo-eisen. Daarnaast draagt een veilige werkomgeving bij aan productiviteit. Medewerkers die zich veilig voelen, presteren beter en zijn minder vaak ziek. Dit vertaalt zich direct naar een verbeterde winstgevendheid en een sterkere positie in de markt.

Advies of direct aan de slag?

Wil je zeker weten dat jouw kantoor voldoet aan de wettelijke verplichtingen? Of ben je op zoek naar maatwerkoplossingen, zoals een incompany BHV-training? Onze veiligheidsspecialisten helpen je graag verder. Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek of bekijk direct ons aanbod aan cursussen en trainingen op www.bhv.nl. Samen werken we aan een veilige en gezonde werkplek!

Offerte aanvragen

Adviesgesprek aanvragen

Lees meer

Inloopsessies: Efficiënt bezig zijn met veiligheid
In veel bedrijven, vooral in sectoren zoals de zorg, onderwijs, industrie en logistiek, is het moeilijk om tijd vrij te maken voor BHV-trainingen door de drukte en personeelskrapte. Maar veiligheid mag nooit komen te vervallen. Ongevallen kunnen grote gevolgen hebben, zowel voor de gezondheid van medewerkers als voor de werking van het bedrijf. Het is daarom belangrijk dat medewerkers goed getraind blijven in veiligheidsmaatregelen, zelfs wanneer het lastig is om lang van de werkvloer af te zijn. Inloopsessies zijn de oplossing: korte, flexibele trainingen die weinig tijd kosten en toch effectief zijn.
Lithium-ion batterijen en bedrijfsveiligheid
Organisaties zien een groeiend aantal apparaten met lithium-ion batterijen, van laptops en telefoons tot elektrisch gereedschap en vervoermiddelen zoals elektrische fietsen. Medewerkers laden hun elektrische fiets soms binnen in het gebouw op, plaatsen elektrische auto’s dicht bij de ingang van het pand, of gebruiken onofficiële opladers voor telefoons en laptops. Deze situaties kunnen veiligheidsrisico’s met zich meebrengen wanneer apparaten onveilig worden opgeladen, of als accu’s beschadigd zijn. In dit artikel geven we je tips over hoe je veilig om kan gaan met elektrische apparaten en wat je moet doen als het tóch misgaat.
Wat levert doorgroeien als BHV’er jou persoonlijk op?
Als BHV'er speel je een belangrijke rol in de veiligheid van een organisatie. Je bent er in noodgevallen om hulp te bieden, maar de kennis die je opdoet kan je ook helpen om door te groeien naar andere veiligheidsfuncties. Je bent namelijk nooit uitgeleerd! Wij leggen je uit hoe je je verder kan ontwikkelen binnen de bedrijfsnoodorganisatie.
Test je EHBO kennis!
Hoe goed is jouw kennis over de verschillende verbandsoorten? Weet jij wat je moet doen als iemand getroffen is door elektriciteit en niet meer bij kennis is? Doe onze test!
Survivalgids voor BHV'ers
Bedrijfshulpverlening is geen gemakkelijke taak. Het vereist moed, kennis en de bereidheid om verantwoordelijkheid te nemen wanneer elke seconde telt. Wij realiseren ons dat deze rol extra inspanning en toewijding van jou vraagt, bovenop je reguliere werkzaamheden. Daarom willen we je niet alleen bedanken voor je huidige inzet, maar je ook ondersteunen in je continue groei en ontwikkeling in deze cruciale functie.
Ploegleider versus coördinator: wie doet wat precies?
Een BHV-organisatie bestaat vaak uit meerdere rollen. Zo heb je naast de BHV’ers en een Hoofd-BHV, ook een coördinator en ploegleider. Maar wat is nu precies het verschil tussen die twee? Tijd om de taken en verantwoordelijkheden op een rijtje te zetten. Zo kun je meteen checken of dit iets voor jou is!
Taken & verantwoordelijkheden binnen de bedrijfsnoodorganisatie
De bedrijfsnoodorganisatie bestaat uit een team van medewerkers die zich graag inzetten voor de veiligheid
van de organisatie. Dit houdt in de preventie van bedrijfsongevallen, het coördineren van een ontruiming, het
verzorgen van essentiële communicatie tijdens noodsituaties en adequaat reageren bij ongevallen. Om dit alles effectief te organiseren zijn er verschillende rollen met specifieke verantwoordelijkheden vastgesteld. Die zijn noodzakelijk voor een goed functionerende bedrijfsnoodorganisatie en een optimale samenwerking van het
team, medewerkers en eventuele hulpdiensten.
5 tips voor het werven van BHV’ers intern
Als werkgever wil je de BHV-organisatie goed op orde hebben. Dat is tenslotte jouw verantwoordelijkheid. Bovendien wil je dat medewerkers en bezoekers veilig zijn, ook in het geval van een calamiteit. Denk aan een ongeval, brand of iemand die onwel wordt. Om in die allereerste cruciale minuten accuraat op te treden, heb je bedrijfshulpverleners (BHV’ers) nodig. Maar, hoe motiveer je collega’s om die rol op zich te nemen? Een uitdaging waarmee veel bedrijven worstelen. Wij delen tips!
Hesjes voor de bedrijfsnoodorganisatie: Hoe zit dat?
Bedrijfshulpverlening is een belangrijk onderdeel van de veiligheid op de werkvloer in Nederland. (Hoofd-)BHV’er, en ploegleiders en zijn getrainde medewerkers die bij een noodsituatie zoals brand, ontruiming, of een medisch incident, direct kunnen ingrijpen om de veiligheid van andere werknemers te waarborgen. Een belangrijk aspect van de herkenbaarheid en effectiviteit van de bedrijfsnoodorganisatie is het dragen van een hesje in een specifieke kleur. In dit artikel beschrijven we de kleuren van hesjes, wat er precies verplicht is, en welke kleur geassocieerd wordt met verschillende rollen binnen de bedrijfsnoodorganisatie.